UCaaS – Unified Communication as a Service : Signification et Avantages
“UCaaS”, en voilà un drôle d’acronyme. Non, ne partez pas en courant. Ce serait dommage : UCaaS est un mot d’apparence complexe qui est pourtant très simple à définir. Je suis même sûr que vous utilisez régulièrement des solutions d’UCaaS dans votre quotidien. Car les communications unifiées en tant que service (UCaaS en anglais) sont l’une des technologies les plus courantes actuellement. Explications.
Découvrez ce qui se cache derrière l’acronyme UCaaS
Que signifie UCaaS ?
UCaaS est l’acronyme de Unified Communications as a Service. Les UC (pour Unified Communications) désignent un ensemble d’outils utilisés pour communiquer par appels vocaux et/ou vidéo. Leur but : faciliter les échanges et la collaboration entre les membres d’une équipe de travail.
Ces outils de communication sont soit installés en interne (sur l’ordinateur notamment), soit accessibles directement depuis un Cloud. Le terme UCaaS est utilisé dans ce deuxième cas de figure. Autrement dit, les Unified Communications as a Service représentent la version SaaS (Software as a Service) des solutions de communications unifiées (UC).
Comment dit-on “Unified Communications as a Service” en français ?
Unified Communications as a Service se traduit en français par “communications unifiées en tant que service”. Alors que l’acronyme “UC” désigne “communications unifiées”, l’ajout de l’acronyme “aaS” signifie que la solution est disponible “en tant que service”. C’est-à-dire que ses utilisateurs peuvent l’utiliser à la demande, à distance, via un accès par le Cloud (en passant souvent par un réseau privé).
UCaaS : des technologies qui évoluent (très) vite
Les UCaaS représentent une évolution majeure par rapport aux outils de communication utilisés traditionnellement depuis un site physique (bien souvent un serveur local situé dans les locaux de l’entreprise). Elles ont permis aux entreprises d’unifier et d’homogénéiser leurs services, tout en déléguant leur gestion technique à un prestataire dédié : le fournisseur de la solution en SaaS.
La généralisation du télétravail depuis la crise Covid-19 a accéléré d’autant plus l’adoption des UCaaS. Car ces solutions de communication permettent aux salariés d’échanger facilement, même lorsqu’ils travaillent à distance les uns des autres. D’ailleurs, les solutions de communication unifiées ne se limitent plus seulement à la voix et à la vidéo. Elles s’enrichissent régulièrement de nouvelles fonctionnalités, ce qui contribue grandement à leur succès.
En plus de la messagerie instantanée et de la téléphonie, les fournisseurs d’UCaaS proposent un large éventail de fonctionnalités complémentaires, telles que :
- Partage de documents et de fichiers multimédias (images, vidéos) ;
- Travail collaboratif et gestion de projet ;
- Réunions en ligne ;
- Gestion de présence ;
- Centres de contacts cross canal ;
- Routage intelligent des appels.
Quels sont les avantages des solutions d’UCaaS ?
Les outils de communications unifiées en tant que service ont un impact positif sur la productivité, tant ils améliorent la façon dont une équipe travaille et communique ensemble. Faire une visioconférence à l’improviste, avec des salariés éparpillés géographiquement, n’est alors plus un problème : il vous suffit d’échanger quelques messages et d’envoyer un lien de connexion à distance.
La dimension “as a service” (aaS) des solutions de communication fait toute la différence. Car elle vous évite de devoir investir dans des outils coûteux à installer sur vos serveurs. Cela représente des économies non-négligeables sur les coûts opérationnels liés au déploiement technique et à la maintenance de tels outils. En choisissant une solution en SaaS, vous bénéficiez en outre de la flexibilité inhérente au Cloud Computing.
Voici un résumé des principaux avantages d’utiliser une solution de communication unifiée via le Cloud.
Communication multicanale
Vous êtes libre d’échanger avec vos collègues par écrit (messagerie instantanée), en vocal, en vidéo, ou via la plateforme de communication de votre choix. D’ailleurs, passer d’un système de communication à un autre se fait souvent par le biais d’une interface unique. C’est très pratique quand vous devez switcher d’un ordinateur à un smartphone, ou encore d’une conférence audio à une visioconférence avec webcam.
Gain de productivité
La technologie UCaaS accélère considérablement le processus de prise de décision dans une équipe de travail. Les outils de communication sont réunis au sein d’une interface simple et intuitive. L’utilisation en temps réel d’outils de travail collaboratif facilite le brainstorming, les échanges d’idées et l’accomplissement des objectifs fixés. In fine, c’est une belle amélioration de la productivité pour toute l’équipe.
Amélioration de la relation client
Les fonctionnalités des UCaaS permettent aux salariés d’être plus réactifs et flexibles face aux demandes des clients. Car elles sont très souvent conçues pour améliorer l’expérience client : bots d’accueil, distribution automatique des appels, etc. Ce constat est d’autant plus vrai dans les centres de contact et autres services clients.
Évolutivité
Les outils de communication utilisés aujourd’hui ne seront pas les mêmes que ceux que vous utiliserez demain. Avec les solutions UCaaS, vous avez la possibilité de suivre les évolutions technologiques et d’adapter vos outils à vos nouveaux besoins sans devoir remplacer votre système existant. La particularité du SaaS réside dans sa flexibilité : ajouter de nouvelles fonctionnalités se fait en quelques clics.
Réduction des coûts
Le modèle UCaaS vous permet de vous concentrer sur des missions à haute valeur ajoutée, au lieu de devoir vous occuper régulièrement de la gestion technique, des mises à jour et de la maintenance de vos outils. Ces dernières tâches sont en effet déléguées au prestataire fournissant la solution. À long terme, cela représente des économies importantes sur des interventions chronophages (et souvent coûteuses !).
Plus de sécurité
Les outils d’UCaaS sont hébergés hors des locaux de votre entreprise, dans des data centers surveillés et hautement protégés. Le risque est alors considérablement amoindri concernant le vol ou la destruction de données. Même si votre entreprise subit un sinistre ou un acte de malveillance, vous avez toujours la possibilité d’utiliser vos logiciels de communication unifiée en SaaS.
En synthèse, les UCaaS injectent de la flexibilité dans vos modes de communication, à travers l’harmonisation des différents logiciels utilisés, l’accès permanent à distance et l’externalisation des risques et de la maintenance. Libéré des contraintes propres aux outils physiques, vous pouvez alors vous focaliser pleinement sur votre quête d’efficacité. Faire appel aux solutions d’UCaaS, c’est vous adapter aux évolutions technologiques, tout en vous rapprochant toujours plus des exigences de vos collaborateurs et de vos clients.
Fondateur de CustUp, Antoine Coubray vous aide à maîtriser les différents acronymes utilisés en marketing client, en gestion de projet et en technologies de l’information. Vous aussi, vous allez être incollable !