RFP – Request For Proposal : Définition, Traduction et Intérêt

L’acronyme RFP signifie Request For Proposal. Il s’agit d’un appel à propositions (ou Appel d’Offres), au sens technique et commercial (et non juridique). Plus précisément, la RFP désigne à la fois le processus et le document utilisés pour solliciter des propositions d’offres, notamment pour obtenir des solutions commerciales ou informatiques (un nouveau CRM par exemple).

Le document RFP sert à décrire précisément le besoin exprimé par une entreprise (publique ou privée), ainsi que les exigences à respecter par les répondants à l’appel (c’est-à-dire les entreprises qui proposent de fournir la solution demandée).

Ce même document couvre aussi (dans la plupart des cas) :

• Les délais requis ;
• Les activités impliquées ;
• Les conditions commerciales ;
• Le processus d’approvisionnement ;
• Les critères d’évaluation pour être retenu.

Littéralement, Request For Proposal se traduit en français par Demande de Propositions. On peut aussi le traduire par appel à propositions ou Appel d’Offres. C’est Appel d’Offres qui est l’appellation alternative la plus rencontrée. Dans tous les cas, l’idée est la même : une entreprise exprime son besoin d’être accompagnée par d’autres entreprises pour déployer une solution.

En plus d’exprimer son besoin d’être accompagnée, l’entreprise précise les conditions de cet accompagnement. Elle fait alors jouer la concurrence pour sélectionner son partenaire. L’idée de la RFP peut se résumer ainsi : “faites-moi une proposition pour ce projet et je sélectionnerai la meilleure”.

L’intérêt de passer par une RFP est double pour l’entreprise :

• Recevoir plusieurs propositions (ce qui peut donner de nouvelles idées, avec une variété d’approches du problème) ;
• S’assurer que le partenaire choisi est le plus approprié pour résoudre le besoin à l’instant T.

À condition d’être bien renseigné, un document de RFP peut aider l’entreprise émettrice à obtenir des offres plus compétitives. Plus important encore : le processus de la RFP permet de déterminer la faisabilité du projet en fonction des offres reçues, ainsi que la santé financière des entreprises qui soumettent ces offres. 

En un mot, la RFP sert à évaluer autant que possible les capacités des partenaires potentiels pour mener à bien le projet.

C’est pourquoi le processus de Request For Proposal est utilisé dans de très nombreux domaines, du BTP aux solutions informatiques, en passant par le marketing. Par exemple, dans le cas de la publicité, un appel d’offres pourra être émis pour choisir le prestataire chargé de la gestion des campagnes publicitaires de l’entreprise.

CustUp est un cabinet de conseil opérationnel en CRM & ingénierie marketing. Nous intervenons auprès d’entreprises pour les aider à optimiser leur Marketing Client. Une fois les objectifs de nos clients clairement définis par nos consultants spécialisés, nous faisons des choix pour atteindre ces objectifs.

Ces choix nécessitent l’intervention d’acteurs tiers pour déployer des solutions (souvent techniques) directement auprès de nos clients. Ainsi, nous intervenons sur la phase d’appel d’offres pour le compte de nos clients pour sélectionner des solutions concernant :

• Les Données Clients : Nettoyage et Normalisation, Unification (RCU), Gouvernance et Dispositifs de Pilotage, les Customer Data Platform (CDP) pour structurer, unifier, segmenter, orchestrer et activer les data clients.
• La gestion de l’interaction clients : CRM.
  • CRM Sales pour les Forces de Vente.
  • CRM Marketing pour exploiter le Plan Relationnel grâce au Marketing Automation.
  • CRM Services pour le Centre de Contacts.
• L’organisation et la mise en production des Services Clients par l’externalisation (BPO : Business Process Outsourcing).
• La gestion des business models d’abonnements : ERP Abonnements.

Dans notre gestion des RFP, nous gérons la démarche de consultation en partant toujours du besoin de l’entreprise, pré-sélectionnant des soumissionnaires adaptés au besoin, limitant le nombre de consultés pour permettre une comparaison sur un périmètre identique et développer une approche détaillée.

Ces deux expressions peuvent générer des confusions, tant elles sont proches. La RFQ, pour Request for Quotation, désigne une demande de devis chiffré très précisément. Comme dans le cas de la RFP, cette demande est émise par une entreprise ayant besoin d’être accompagnée par une autre entreprise.

Mais RFQ et RFP se distinguent essentiellement au niveau de leur finalité :

• La RFQ (ou demande de devis) sert surtout à obtenir des informations financières (prix et conditions de paiement).
• La RFP sert à comparer différentes solutions techniques et commerciales, au-delà du simple devis chiffré.

Autre acronyme avec lequel il est possible de confondre la RFP, la RFI (pour Request for Information) désigne une demande d’informations au sens large. Comme pour la RFP, cette demande est émise par une entreprise à destination de fournisseurs de produits et de services.

Mais RFI et RFQ se distinguent au niveau de leur stade de maturité :

• La RFI (ou demande d’informations) sert à l’entreprise à faire une analyse préliminaire des différents acteurs susceptibles de répondre à son besoin en vue d’un projet à moyen ou long terme.
• La RFP se fait à un stade plus avancé, car l’entreprise émettrice est déjà prête à choisir un partenaire et à déclencher un achat pour réaliser le projet à court terme.

En résumé, la Request For Proposal définit un besoin (et le projet lié à ce besoin), aussi bien pour l’entreprise qui l’émet que pour les entreprises qui y répondent. Un appel d’offres bien rédigé transmet l’intention derrière la proposition et rassure quant à la capacité du fournisseur à atteindre le résultat attendu.

Comme je vous le disais dans notre exemple un peu plus haut, CustUp a pour mission d’accompagner les entreprises ayant des besoins liés à l’optimisation de leur Marketing Client. Si cette problématique vous parle, voici un conseil pour vous : avant même de passer par la case RFP, je vous conseille de faire un benchmark des principales solutions du marché.

Et dans le cas où vous vous demandez quelle Customer Data Platform choisir, je vous invite vivement à consulter notre panorama des meilleures CDP (17 plateformes).