RFI – Request For Information : Signification et Intérêt

L’acronyme RFI signifie Request For Information. Il désigne à la fois un processus et un document qui constitue bien souvent la première étape dans la quête du bon fournisseur pour accomplir un projet. Par exemple, si vous souhaitez implémenter un nouveau CRM dans votre entreprise, vous pouvez avoir recours à une RFI pour vous aider à sélectionner la solution la plus adaptée à votre besoin.

Un document de RFI sert à organiser vos idées, tout en obtenant des informations exhaustives de la part de plusieurs entreprises en capacité de vous aider. Ainsi, en tant qu’acheteur, vous optimisez vos chances de trouver le meilleur fournisseur pour votre projet.

Une Request For Informations peut mentionner les informations suivantes (non exhaustif) :

• Les détails du projet ;
• Les critères d’évaluation ;
• Les qualifications exigées ;
• La date limite pour répondre au projet ;
• Les critères d’évaluation pour être retenu ;
• Des questions ouvertes pour déterminer si le fournisseur répond aux attentes.

Littéralement, Request For Information se traduit en français par Demande d’Informations. L’idée est la même : vous recherchez des informations précises auprès d’entreprises capables de vous aider dans votre projet. Cette quête d’informations va vous permettre de décider lequel de ces fournisseurs est le plus adapté dans votre situation.

Note : l’acronyme RFI peut aussi signifier Request For Interest (l’idée est la même que pour Request For Information). On parle également de l’acronyme REOI, pour Request for Expression of Interest.

L’information est la clé pour faire les bons choix en gestion de projet. La qualité d’une information peut déterminer à elle seule la réussite ou l’échec d’un projet (quel qu’il soit). C’est pourquoi la Demande d’Informations (RFI) fait partie intégrante du processus de “proposal management” (gestion des appels d’offres dans le cadre d’un projet donné). Elle vous aide à faire le bon choix concernant le fournisseur susceptible de vous aider.

Poser des questions à un fournisseur potentiel a un autre avantage de taille : vous aidez le fournisseur en question à déterminer rapidement s’il peut ou non vous aider, et à trouver la solution la plus efficace si c’est le cas. C’est pourquoi la RFI est utilisée dans de très nombreux secteurs d’activité, du BTP aux outils informatiques, en passant par le marketing.

En bref, voici pourquoi vous avez tout intérêt à faire une Request For Information :

• Comparer facilement plusieurs fournisseurs.
• Recueillir des informations utiles pour le projet.
• Faire jouer la concurrence entre les entreprises.
• Partir sur des bases solides avec le prestataire choisi.

Avant de vous lancer dans la création d’un document de Request For Information, assurez-vous qu’il n’existe pas déjà un template de RFI dans votre entreprise. Si ce n’est pas le cas, alors ce sera à vous de le créer. Voici un exemple de questions à poser dans le cadre d’une RFI :

• Informations sur votre entreprise : nom, adresse, effectif, chiffre d’affaires, typologie de clients, etc. ;
• Informations de contact : email et numéro de téléphone de l’interlocuteur (souvent le chef de projet) ;
• Informations sur votre projet : présentation du problème à résoudre, vos besoins et vos objectifs ;
• Informations sur le fournisseur : c’est là que le prestataire se présente et explique comment il peut résoudre le problème pour lequel vous le contactez.

Bien évidemment, cette dernière partie est la plus importante pour l’acheteur. Car c’est là que le fournisseur explique par quels moyens il compte mener à bien le projet. Prévoyez une partie où le prestataire pourra mentionner ses qualifications, ainsi que des données techniques concernant son entreprise (par exemple : parc machine, types de pièces, matières, etc.). 

Vous pouvez laisser le champ libre ou bien poser des questions précises. Par exemple au sujet de l’éthique professionnelle ou de la composition de l’équipe. Tous ces éléments vous serviront à choisir les fournisseurs avec lesquels vous voulez continuer l’aventure. C’est-à-dire à qui vous allez envoyer un appel d’offres détaillé (RFP).

La RFP, justement, est souvent confondue avec la RFI. RFP est l’acronyme de Request For Proposal, c’est-à-dire un appel à propositions (ou appel d’offres) au sens large. Comme pour la RFI, cette demande est envoyée par une entreprise à destination de fournisseurs susceptibles de l’accompagner dans le cadre d’un projet.

En fait, RFI et RFP se distinguent au niveau de leur stade de maturité :

• La RFP se fait à un stade plus avancé que la RFI, car l’acheteur est alors déjà prêt à choisir un fournisseur et à lancer le projet à court terme.
• La RFI, comme nous l’avons vu, sert à l’acheteur à réaliser une étude préliminaire des différents fournisseurs susceptibles de l’aider à réaliser son projet (à plus long terme).

L’acronyme RFI doit également être distingué de celui de RFP. Car la RFQ, pour Request for Quotation, désigne une demande de devis chiffré précisément. Là encore, cette demande est émise par une entreprise ayant besoin d’être aidée par un fournisseur.

RFI et RFQ se différencient au niveau de leur finalité :

• La RFQ (ou demande de devis) sert avant tout à obtenir des données financières (prix et conditions de paiement).
• La RFI, elle, sert à comparer différents fournisseurs potentiels, au-delà du simple devis chiffré (il est encore un peu tôt pour ça dans le processus d’achat).

En synthèse, la Request For Information (ou Request For Interest) définit un projet pour lequel un acheteur a besoin d’être aidé par d’autres entreprises. Soyez attentif aux réponses que vous recevrez de la part des fournisseurs : elles vous aideront à jauger la qualité des solutions proposées par les prestataires. La RFI sert donc à faire une pré-sélection dans votre sourcing de fournisseurs, tout en évaluant la motivation de ceux-ci au regard des informations qu’ils vous fourniront sur leurs activités.

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