RETEX / REX : Comment faire un Retour d’Expériences ?
Parlons-en du RETEX. Derrière cet acronyme très connu se cache une pratique incontournable pour toute entreprise souhaitant apprendre de ses réussites comme de ses erreurs. Que vous l’appeliez RETEX ou REX, le Retour d’Expérience est un outil puissant pour transformer chaque projet en une opportunité d’amélioration.
Alors, êtes-vous prêt à passer en mode “amélioration continue” sur tous vos projets grâce au RETEX ? C’est parti !
Découvrez ce qui se cache derrière l’acronyme RETEX
Qu'est-ce qu'un Retour d'Expérience (RETEX) ?
Acronyme de Retour d’Expériences, le RETEX (parfois simplifié en REX ou Retour d’XP) est un processus permettant de tirer des enseignements des actions passées. Et ce qu’elles soient réussies ou échouées. L’objectif ? Vous améliorer en continu, affiner vos stratégies et optimiser les performances de vos projets.
Le RETEX est utilisé aussi bien dans l’industrie, la gestion de projet, le développement logiciel que dans les méthodes agiles. C’est un “rituel” essentiel pour comprendre ce qui fonctionne, ce qui coince et comment progresser efficacement.
Pourquoi faire un REX / RETEX ?
Vous pensez peut-être : “Encore un concept théorique qui ne sert à rien ?”. Détrompez-vous ! Le RETEX est un levier puissant pour :
- Éviter de répéter les mêmes erreurs.
- Booster la performance et la productivité.
- Favoriser le partage des bonnes pratiques.
- Optimiser les processus internes de l’entreprise.
- Encourager une culture d’amélioration continue.
- Identifier les points forts et les axes d’amélioration.
- Anticiper les risques, en analysant les erreurs passées.
Dans un monde où tout va vite, ne pas apprendre de vos expériences, c’est rester sur place. Imaginez conduire une voiture sans jamais regarder dans le rétroviseur. Difficile, n’est-ce pas ? Le RETEX joue ce rôle de rétroviseur dans tout projet.
Quelle est la méthode du Retour d’Expérience ?
Autrement dit, comment faire pour intégrer le RETEX dans une démarche d’amélioration continue ? Nous vous partageons quelques conseils qui s’appliquent particulièrement bien dans un contexte agile et logiciel. Le but est de tirer des enseignements concrets sur ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré (aussi bien post-projet qu’en cours de route).
Organisez des “rituels de progression”
Un RETEX efficace ne se fait pas à la va-vite, sur un coin de table. Il doit être structuré et régulier. Pour cela, les rituels de progression sont indispensables. Ces rituels prennent la forme suivante :
- Checkpoints réguliers (stand-up meetings) : ce sont des réunions courtes (et efficaces !) pour suivre l’avancement du projet et ajuster les actions si besoin. Chaque membre de l’équipe partage ses blocages et ses priorités. Ces points favorisent la communication et une détection rapide des problèmes.
- Rétrospectives agiles : popularisées par les méthodologies agiles, les rétrospectives sont des réunions tenues à la fin de chaque itération (ou sprint). L’équipe se réunit alors pour discuter de ce qui s’est bien passé, des obstacles rencontrés et des améliorations possibles. C’est un moment privilégié pour ajuster le tir en cours de route plutôt que d’attendre la fin du projet.
- Post Mortem : contrairement aux rétrospectives, les Post Mortem se déroulent après la clôture d’un projet. L’objectif est d’analyser en détail l’ensemble du projet pour identifier les succès à reproduire et les erreurs à éviter. C’est une autopsie complète du projet, sans chercher de coupables, mais avec la volonté de progresser.
Posez-vous les bonnes questions lors de chaque rituel
Il y a 3 questions à vous poser lors de tout RETEX :
- Qu’est-ce qui s’est bien passé (et pourquoi) ?
- Quels étaient les obstacles rencontrés (et pourquoi) ?
- Comment pouvons-nous faire mieux la prochaine fois ?
Structurez les Retours d’Expérience avec des outils clés
Voici quelques outils pratiques pour structurer vos REX :
- Les 5 Pourquoi : permet d’identifier la cause racine d’un problème en posant la question « Pourquoi ? » cinq fois d’affilée.
- Le diagramme d’Ishikawa (ou diagramme en arêtes de poisson) : utile pour cartographier visuellement les causes possibles d’un dysfonctionnement.
- Le KALM (Keep, Add, Less, More) : aide à définir ce qu’on garde, ce qu’on ajoute, ce qu’on réduit et ce qu’on renforce lors d’un projet (et pour les prochains projets).
- Les outils collaboratifs : des plateformes comme Jira, Asana, Trello ou Miro permettent de centraliser les retours, de suivre les actions décidées et de simplifier la collaboration entre les membres de l’équipe.
Comment mettre en place un REX (vraiment) efficace ?
Envie de vous lancer ? Voici quelques étapes pour bien structurer votre démarche RETEX :
1 – Planifiez des sessions régulières : intégrez des moments dédiés au RETEX dans votre calendrier, que ce soit en fin de projet, de sprint ou de façon hebdomadaire.
2 – Créez un environnement de confiance : encouragez la transparence et assurez-vous que chacun puisse s’exprimer sans crainte de reproches.
3 – Utilisez des supports adaptés : préparez des questionnaires, des guides ou des templates pour structurer les retours et faciliter l’analyse.
4 – Analysez et priorisez les retours : identifiez les points critiques à traiter en priorité et ceux qui peuvent attendre.
5 – Mettez en œuvre des actions concrètes : transformez les enseignements en actions précises, assignées à des responsables avec des échéances claires (ça peut même être un Business Owner).
6 – Suivez les progrès : assurez-vous que les actions décidées sont bien mises en place et qu’elles produisent les effets escomptés.
Concrètement, comment rédiger un Retour d’Expérience ?
Un RETEX bien rédigé permet d’ancrer les apprentissages et d’éviter de reproduire les mêmes erreurs (ce qui est source de bien des frustrations !). Il doit être concis, factuel et orienté solutions.
Voici une structure efficace et simple à suivre pour en rédiger un :
- Introduction : décrivez le contexte et les objectifs du projet ou de la mission.
- Déroulement : expliquez les actions menées, les décisions prises et les méthodes utilisées.
- Points forts : mettez en avant ce qui a bien fonctionné et pourquoi.
- Difficultés rencontrées : identifiez les obstacles et leurs causes.
- Leçons apprises : dégagez les enseignements clés pour améliorer les processus futurs.
- Actions correctives et recommandations : proposez des solutions concrètes pour progresser.
- Conclusion : synthétisez l’ensemble et définissez les prochaines étapes.
Loin de n’être qu’une simple formalité ou une réunion de plus dans votre agenda, le REX est un outil stratégique pour toute entreprise souhaitant évoluer, s’adapter et performer. En intégrant le Retour d’Expérience dans vos pratiques quotidiennes, vous transformez chaque projet, chaque succès et chaque échec en une opportunité d’apprentissage et d’amélioration. Alors, prêt à adopter le réflexe RETEX ? Vos futurs projets vous remercieront !
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En tant que fondateur d’un cabinet de conseil opérationnel en ingénierie marketing, Antoine Coubray utilise les nombreux acronymes utilisés dans la gestion de projet. Il a justement rédigé une série d’articles dédiée à tous ces acronymes.