PMO – Project Management Office : Définition et Rôle

PMO est l’acronyme de Project Management Office (le service), mais aussi de Project Management Officer (le métier). Le Project Management Office est donc l’équipe ou le service d’une organisation qui gère tous les processus relatifs à la gestion projet. Le Project Management Officer, lui, désigne la personne responsable du portefeuille de projets gérés.

Le Project Management Office est le service qui assure la gestion du portefeuille de projets de l’entreprise. Ce portefeuille est bien plus qu’une simple liste de projets : les projets y sont hiérarchisés selon les priorités, les risques éventuels (internes et externes) et le budget de l’organisation.

Le PMO assure ainsi la surveillance, le contrôle et la réalisation des projets. Il réunit les équipes compétentes afin d’effectuer les tâches pour chaque projet. Les personnes qui travaillent dans un Project Management Office ont une position stratégique dans l’organisation. Car elles ont une vision transversale de tous les projets, programmes et portefeuilles de l’entreprise.

Le Project Management Office est également le service qui organise et anime les comités de pilotage avec les parties prenantes des projets. Il est donc en lien étroit avec les équipes opérationnelles, la Maîtrise d’Ouvrage (MOA) et la Maîtrise d’Oeuvre (MOE).

Project Management Office peut se traduire en français par “bureau de gestion de projets”. Cela dit, c’est l’acronyme anglophone PMO qui est utilisé. Après tout, le Project Management Office est un concept qui trouve son origine dans le milieu agricole anglo-saxon. Justement, parlons-en.

Le Project Management Office désignait initialement un type de gouvernance relatif à l’agriculture. Sa fonction a évolué avec l’apparition de la notion de project management (gestion de projet) dans les années 1950. Depuis, le PMO s’applique à des projets de tout type, notamment dans l’informatique.

Depuis les années 2000, de plus en plus de DSI (Directions des Systèmes d’Information) de grands groupes mettent en place des cellules de PMO. Leur but : surveiller et contrôler l’avancée des projets IT. Plus précisément, les entreprises ont besoin du Project Management Office pour :

• Valider la pertinence des projets lancés ;
• Prioriser les différents projets en cours ;
• Avoir un état d’avancement précis pour les projets ;
• Standardiser la gestion des différents projets (mêmes outils et KPI par exemple) ;
• Sécuriser les projets à enjeux majeurs (qualité, coût et délais) ;
• Vérifier l’impact des projets sur le fonctionnement de l’organisation ;
• Faire fonctionner ensemble les équipes stratégiques, techniques et fonctionnelles.

Avoir une vision globale et à jour du portefeuille de projets permet aux directions des entreprises d’agir (et de réagir) efficacement. Tel est le rôle du PMO. Le Project Management Officer est donc celui qui assure le meilleur alignement stratégique des projets avec les objectifs et les métiers de l’entreprise.

Pour cela, le PMO a plusieurs missions :

• Déployer les outils permettant d’avoir une vision d’ensemble sur tous les projets (logiciel de gestion de projet, CRM, etc.) ;
• Disposer de tableaux de bord fiables et actualisés (avec des états d’avancement) ;
• Vérifier la pertinence de tout nouveau projet ;
• Arbitrer les projets (priorisation, arrêt éventuel, affectation des ressources, etc.) ;
• Anticiper et gérer les risques inhérents à chaque projet ;
• Manager les chefs de projet pour les rendre efficaces et autonomes ;
• Vérifier qu’un projet n’affecte pas négativement le fonctionnement opérationnel de l’organisation ;
• Faire des feedbacks réguliers à la direction (état d’avancement, arbitrage stratégique à faire, conclusions, etc.).

À noter qu’il existe plusieurs niveaux de PMO :

• Le PMO Opérationnel : rattaché à un projet bien spécifique, il aide son chef de projet dans la mise en œuvre opérationnelle des processus sur le projet en question (par exemple via la consolidation des données ou la création d’indicateurs de suivi).

• Le PMO Central : rattaché à un portefeuille de plusieurs projets, il assure la gestion de ce portefeuille (consolidation des différents indicateurs, suivi budgétaire et reporting au niveau stratégique).

• Le PMO Stratégique : rattaché à un département spécifique de l’entreprise (par exemple une DSI), il décline les objectifs stratégiques, pilote les risques, anime les groupes de travail chargés d’améliorer les processus (conduite du changement, méthodologies d’amélioration continue) et assure le reporting à la direction.

Il est vrai que la notion de PMO est encore peu connue en France, contrairement aux pays anglo-saxons. J’espère que le rôle et le périmètre d’intervention du Project Management Office sont maintenant un peu plus clairs pour vous. En synthèse, le PMO est là pour donner une vision d’ensemble des projets et de leurs états d’avancement. C’est quand même essentiel en gestion de projet !