Benchmark CDP – Zoom sur Octolis

Octolis a été fondé en 2021 par deux anciens directeurs conseil experts en marketing relationnel, MarTech et Data Marketing, ayant une double culture tech/data et métier/business. La solution Octolis a été développée pour répondre aux problématiques clients auxquelles les deux fondateurs étaient confrontés dans leur vie de consultants.

Jeune startup en phase de croissance, Octolis a réussi à conquérir une vingtaine de clients au cours de la première année de commercialisation de la solution. Les clients d’Octolis sont, pour beaucoup, des retailers et ecommerçants midmarket.

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• Octolis se positionne comme une Data Platform, et pas seulement une Customer Data Platform. Si Octolis joue le rôle de CDP, son modèle de données n’est pas centré client. Le moteur de déduplication, par exemple, peut s’appliquer aussi bien sur la table Contacts que sur des tables Produits, Campagnes…
• Octolis est orienté Data Management. Octolis n’a pas vocation à se substituer aux outils d’activation (CRM, Marketing Automation, plateformes publicitaires…) ou aux outils de BI, mais est au service d’eux. Les audiences, segments et scores construits dans Octolis sont synchronisés dans les outils opérationnels.
• Octolis fonctionne sur une base de données indépendante. Il y a un découplage entre les données stockées par l’entreprise dans sa base indépendante et l’outil Octolis qui permet de réaliser des traitements à distance sur cette base. Le découplage entre les données et le logiciel est une conviction forte des fondateurs. Octolis met en place la base de données pour les clients qui n’en ont pas (ce qui est le cas pour environ 60-70% des clients Octolis).
• Un centrage sur les données first party. Octolis n’est pas orienté sur la gestion des données anonymes et ne propose pour le moment pas de connecteurs avec les plateformes DSP.
• Octolis a vocation à faciliter la collaboration entre l’équipe data et l’équipe marketing. Octolis est destiné à être utilisé aussi bien par les profils “martecheurs” (marketeurs un minimum technophiles) que par l’équipe data.

Positionnement d’Octolis : une CDP 2.0.

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• Une solution développée par des fondateurs venant du métier et ayant une très bonne connaissance des enjeux business des entreprises et des cas d’usage ROIstes. Octolis propose une liste de cas d’usage sur l’étagère couvrant les principaux domaines : acquisition, connaissance client, connaissance produits, conversion, rétention et satisfaction.
• La base de données n’est pas une boîte noire dans la mesure où elle est indépendante d’Octolis. Ce découplage données/logiciel offre un meilleur contrôle des données.
• Conséquence du point précédent, la base utilisée pour l’activation est la même que la base qui sert de socle aux reportings. Cela permet une mutualisation du travail de l’équipe CRM et de l’équipe analytics. Tous utilisent les mêmes données, les mêmes agrégats, les mêmes règles de consolidation.
• Un modèle de données souple. La solution Octolis n’impose aucun modèle et offre un contrôle total sur les champs utilisés dans les tables.
• Des fonctions avancées de Data Management. En matière de résolution d’identité par exemple, Octolis permet de paramétrer des règles de déduplication multiclés.
• Une solution agile et user-friendly qui permet de gagner en vélocité opérationnelle, de déployer plus rapidement des cas d’usage (meilleur time to market => meilleur time to value). Concrètement, Octolis permet à un marketeur technophile de faire de l’analyse de données sans avoir besoin de devenir data scientist et sans SQL, d’ajouter en autonomie (et en no code) des sources, des destinations, des règles de normalisation, des règles de scoring.
• Une solution s’adressant aussi bien au métier qu’à l’équipe data. Octolis, via sa solution, vise à faciliter la collaboration des équipes marketing et data.
• La possibilité de créer des workspaces pour donner des accès dédiés aux différentes familles d’utilisateurs. Cette fonctionnalité peut aussi être utilisée pour créer des instances de staging.
• Une bonne gestion du temps réel. Il est possible de mettre en place des flux de données temps réel avec les sources et les destinations qui le nécessitent, via l’API développée par Octolis et certains connecteurs natifs.

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Octolis est une CDP s’adressant aux entreprises mid-market ayant une maturité moyenne en marketing relationnel.

Concrètement, Octolis est conçu pour faciliter le franchissement de palier d’une pratique CRM multicanal à une pratique CRM omnicanal basée sur de la segmentation, du scoring et la centralisation des données dans une base client indépendante.

Côté utilisateurs, la solution s’adresse à des profils marketing ayant une certaine appétence pour les technologies (profils « martech ») et aux équipes data.

Le prix d’entrée est à 700 euros par mois, la principale variable de tarification étant le volume de contacts (et non le volume d’enregistements). Les clients d’Octolis ont en moyenne 300 000 à 400 000 contacts (avant déduplication). Ces deux informations permettent de positionner Octolis comme une solution à destination des PME ou petites ETI.

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Ce schéma, mis en avant sur la page d’accueil de l’éditeur, présente une synthèse du fonctionnement d’Octolis. La solution Octolis unifie, structure, prépare les données issues de la base client de l’entreprise. Ces données sont ensuite partagées aux outils marketing-ventes, à la solution de BI, aux applications ou exportées dans des feuilles de calcul sous forme de fichiers plats.

Présentation du fonctionnement de la CDP Octolis.

Octolis présente un menu avec 3 entrées correspondant aux 3 étapes d’utilisation de la solution : connexions, audiences et synchronisations.

Page d’accueil de la solution Octolis présentant les connexions aux systèmes sources et aux outils de destinations.

Commençons par la première étape : la connexion d’Octolis aux autres systèmes de l’entreprise. Il s’agit dans un premier temps de créer les flux de connexion entre, d’une part, les sources de données et Octolis et, d’autre part, entre Octolis et les outils de destination.

Nous parlerons plus loin des outils de destination. Les sources de données sont les différents systèmes alimentant Octolis en données. La principale source de données est la base de données indépendante (BDD), le datawarehouse. Toutes les données ne sont pas nécessairement centralisées dans la BDD. Dans ces cas-là, il faut connecter tous les autres systèmes fournisseurs de données. Par exemple : la plateforme ecommerce. 

Il y a plusieurs manières de connecter une source de données à Octolis. La plus simple consiste à utiliser un connecteur sur l’étagère. Octolis en a développé pour plusieurs solutions marketing ainsi que les principaux data warehouse cloud (BigQuery, Snowflake, Redfshift…).

La bibliothèque n’est pas encore très étoffée (une vingtaine de connecteurs en septembre 2022), jeunesse de la solution oblige, mais de nouveaux connecteurs sont régulièrement publiés et des connecteurs peuvent être créés sur demande par l’équipe Octolis.

Octolis propose une vingtaine de connecteurs.

Les connecteurs natifs permettent de connecter les sources de données en quelques clics. Ils utilisent l’API des systèmes sources.

Configuration des connecteurs.

(Précisons qu’à ce stade les données ne sont pas “importées” dans Octolis. Cette étape de paramétrage permet de créer les tuyaux d’alimentation en données.)

La mise en connexion des données peut également s’effectuer via l’API développée par Octolis. L’API, qui a la capacité d’intégrer de gros volumes de données en temps réel, est l’un des points forts d’Octolis. Elle pallie au manque de connecteurs natifs.

Octolis gère également les webhooks entrants (sources > Octolis) et sortants (Octolis > destinations). Cela peut être utile, par exemple, pour gérer les événements emails générés par les solutions logicielles tierces : clics, ouvertures…

Les données chaudes peuvent être synchronisées dans Octolis en temps réel, notamment via l’API. Les données web et mobile de Google Analytics sont généralement récupérées via BigQuery.

Les données froides, quant à elles, peuvent être chargées en batch (rafraîchissement toutes les n minutes) ou chargées manuellement sous forme de fichiers plats FTP.

Deux dernières précisions :

• La table de connexions de la page d’accueil Octolis ne présente que les connecteurs. Les flux gérés via l’API Octolis n’apparaissent pas. 
• Octolis ne propose pas de système de tracking, mais peut bien entendu se connecter à l’outil de tracking utilisé par l’entreprise.

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Personnalisation du modèle de données

La flexibilité du modèle de données est l’un des points forts d’Octolis. La flexibilité se manifeste à deux niveaux :

• Contrairement à ce que l’on constate sur certaines CDP, Octolis n’impose pas de table client maître. Il y a une grande liberté dans la manière d’organiser les tables et leurs relations.
• A l’intérieur d’une table, il est possible de paramétrer, ajouter ou supprimer n’importe quel champ, qu’il s’agisse d’un champ simple ou d’un champ calculé (score).

Signalons qu’Octolis propose un modèle de données verticalisé pour le Retail. Ce modèle sert de base pour la coconstruction du modèle par le client et l’équipe Octolis. 

Chaque table (appelée “audience” dans Octolis) est caractérisée par sa/ses source(s) de données et un nombre d’enregistrements qui évolue avec le temps. Il est possible de créer autant de tables que l’on souhaite : une table contacts, une table produits, une table commandes, une table log analytics, etc. Un écran permet de visualiser l’ensemble des tables/audiences construit(e)s.

Liste des audiences.

Pour créer une table, la première étape consiste à sélectionner les sources qui serviront à alimenter l’audience et les colonnes dans lesquelles les données viendront s’organiser. Il faut ensuite mapper les données, c’est-à-dire définir quels champs de la source doit servir à alimenter quels champs de la table Octolis. Octolis propose pour cela une interface no code.

Mapping des champs sources > tables Octolis.

Normalisation & Déduplication

Une fois les sources sélectionnées, les colonnes définies et le mapping réalisé, la prochaine étape consiste à préparer les données. Le menu de droite donne accès à l’ensemble des actions de préparation réalisables sur les tables :

La préparation des données dans Octolis.

Préparer les données consiste pour commencer à normaliser puis à dédupliquer les données. Ce sont les opérations de préparation de base :

• Normalisation. Octolis propose une fonctionnalité de “find & replace” qui permet de faire évoluer la normalisation d’un champ. Par exemple, remplacer “F” par “Femme”. La normalisation permet d’unifier la nomenclature. Octolis gère nativement la normalisation des emails et des téléphones. La restructuration et normalisation (sans validation) des adresses postales sont réalisables par l’équipe Octolis sur demande. 
• Déduplication. Octolis propose un module de déduplication avancé et no code (avec possibilité d’utiliser du SQL pour des besoins très particuliers). Il est possible d’utiliser plusieurs clés. Par exemple : Email x Téléphone x (Nom x Prénom x Code postal).

Signalons qu’Octolis donne la possibilité d’unifier les audiences entre elles pour constituer des “master tables”. Il y a deux cas de figure  :

• Si vous avez une audience contacts online et une audience contacts offline, vous pouvez créer une master table contacts réunissant les contacts online et offline. Dans ce cas, l’opération consiste à combiner des lignes.
• Si vous avez une audience contacts et une audience commandes, la fusion de ces deux tables consistera à combiner non pas des lignes mais des colonnes.

Fusion des tables dans Octolis pour créer des « master tables ».

Traitements externes de la Donnée

Les audiences peuvent être enrichies de données tierces, issues d’outils ou de services tiers. L’API fournie par Octolis permet de créer des flux avec les sources d’enrichissement. Les données d’enrichissement peuvent aussi être importées manuellement via des fichiers plats FTP.

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Octolis ne propose pas de vue client 360. La solution proposée par l’éditeur consiste à utiliser le CRM enrichi par Octolis comme principale interface de visualisation des fiches clients. Le CRM est enrichi via un mapping des champs de la table Master Contacts Octolis avec les champs des fiches clients du CRM. 

Cette lacune s’explique par le positionnement « data management-centric » d’Octolis. Les utilisateurs de la vue client 360 sont les équipes métier (le service client, les commerciaux…). Cette vue doit donc, selon l’approche Octolis, se trouver dans les outils opérationnels et non dans la CDP.

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Les audiences, les segments, les scores, les agrégats construits dans Octolis sont synchronisés dans la base client qui est elle-même connectée à et exploitée par l’outil de reporting du client.

Octolis a vocation à alimenter (indirectement) l’outil de reporting, et non à se substituer à lui.

L’équipe Octolis peut, sur demande, accompagner ses clients dans le branchement de la base de données et de l’outil de reporting.

Il est bien sûr aussi possible d’exporter (et même de synchroniser en temps réel) les données dans un Excel/Google Sheets.

Exemples de tableaux de bord proposés par Octolis.

Si Octolis ne se positionne pas comme un outil de BI, signalons néanmoins que la solution :

• Propose des reportings préétablis : connaissance clients, connaissance produits, rétention clients.
• Permet de faire des analyses ad hoc en no code, sans SQL, ce qui donne une capacité d’exploration aux utilisateurs marketing.

La base de données est structurée, préparée et enrichie par Octolis. L’outil de reporting est connecté à cette base.

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Octolis fonctionne sur une logique de scores plus que de segments. Les fonctionnalités no code de segmentation sont relativement basiques. Il est toujours possible, en revanche, de créer des segments avancés en SQL.

Mais la vocation d’Octolis est ailleurs. La construction de segments est une étape à mi-chemin entre la préparation de données et l’activation. Octolis, qui encore une fois se positionne comme une solution de Data Management, a choisi de se concentrer sur la préparation des données, laissant le soin aux outils d’activation (le logiciel de Marketing Automation par exemple) de construire les segments sur la base des audiences, des attributs et des scores calculés dans Octolis.

Octolis crée donc les conditions de possibilité d’une segmentation avancée et dynamique (grâce à la gestion du temps réel) mais ne propose pas d’éditeur avancé de segments.

L’un des points forts d’Octolis réside dans la capacité à intégrer dans les audiences des champs calculés avancés (scores, indicateurs…). Les scores classiques (RFM, RFI, promophilie…) sont disponibles sur l’étagère et des scorings sur mesure peuvent être créés en SQL (ou, sur demande, en Python).

Voici une table Octolis comportant des champs calculés :

Table d’audience dont certains champs sont des scores.

L’un de ces champs calculés est le score RFM. A ce sujet, Octolis propose un module dédié no code pour créer un scoring RFM.

Octolis propose un module dédié à la segmentation RFM.

La mise en place d’un scoring RFM et son intégration dans les audiences Octolis s’effectue en no code et en quelques clics.

Configuration de la segmentation RFM.

Il est possible de paramétrer les différents segments RFM. C’est l’un des rares cas où Octolis gère à la fois le scoring et la segmentation qui en découle.

Définition des segments en fonction des scores RFM.

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Octolis permet de créer des flux sortants avec les outils d’orchestration et d’activation utilisés par l’entreprise. Les données peuvent être envoyées en temps réel dans les outils CRM, Marketing Automation, les outils publicitaires, les helpdesk, des spreadsheets, des systèmes de caisse…

La synchronisation s’effectue soit via des connecteurs sur l’étagère, via l’API Octolis, via des webhooks sortants ou sous forme d’exports de fichiers plats FTP. Octolis propose des connecteurs pour certaines des principales solutions du marché :

• CRM : HubSpot, Salesforce…
• Marketing Automation : Brevo, Braze, Splio… 
• Développement en cours de connecteurs pour Google Ads et Facebook Ads.

Octolis distribue des champs calculés, des segments ou encore des tables aux systèmes de destination.

L’interface de synchronisation est no code. Vous commencez par définir l’audience que vous souhaitez synchroniser.

Synchronisation des audiences dans les outils de destination. Première étape : la sélection de l’audience.

Vous sélectionnez ensuite le système de destination.

Synchronisation des audiences dans les outils de destination. Deuxième étape : sélection de la destination.

Vous choisissez enfin la fréquence de synchronisation.

Synchronisation des audiences dans les outils de destination. Troisième étape : le choix de la fréquence de synchronisation.

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Le logiciel Octolis est proposé en mode SaaS uniquement.

Toutes les données et tous les traitements réalisés dans Octolis sont stockés dans une base indépendante. C’est un élément différenciant d’Octolis.

En général, c’est l’éditeur de la CDP qui stocke les données sur ses propres serveurs cloud. L’entreprise se retrouve avec 2 bases de données : la base CDP utilisée pour l’activation et la base gérée en interne (data warehouse) qui sert à la BI (exploration, reporting).

Le découplage de la base de données et de la solution logicielle permet de conserver une bonne maîtrise des données et de n’avoir qu’une seule base servant à la fois pour l’activation et le reporting.

Octolis accompagne les clients qui n’ont pas de base de données indépendante dans sa mise en place.

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Indiquons pour commencer qu’Octolis est distribué par deux éditeurs logiciels : Splio et Brevo, qui proposent Octolis en marque “grise”. Une partie des clients d’Octolis provient de ces deux partenariats.

Octolis a développé une méthode de déploiement utilisé par l’équipe Octolis ainsi que par les partenaires. Le déploiement de la solution, du cadrage jusqu’au déploiement des premiers cas d’usage s’étale sur 3 mois en moyenne :

• Mois 1 : Cadrage. Une série d’ateliers est organisée pour cadrer le projet : flux entrants (données à intégrer dans Octolis), modèle de données + unification, sélection des agrégats/champs calculés. C’est toujours Octolis qui initialise le modèle de données cible.
• Mois 2 : Spécifications.
• Mois 3 : 2 semaines de paramétrages par Octolis + 2 semaines de recette.

Octolis collabore avec plusieurs partenaires (cabinets de conseil et intégrateurs) pouvant intervenir en phase de cadrage du projet, de mise en place ou d’aide à l’exploitation.

Chaque client Octolis bénéficie d’un Customer Success Manager. Le nombre d’heures de support offert varie en fonction du niveau d’abonnement.

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