Qu’est-ce que la Gestion Électronique des Documents (GED) ?

La Gestion Électronique des Documents (GED) désigne l’ensemble des processus et outils permettant de numériser, classer, stocker, partager et archiver les documents au sein d’une organisation. 

Concrètement, il s’agit de transformer les documents papier en fichiers électroniques, puis de les organiser de manière à faciliter leur utilisation. Par exemple, une facture reçue au format papier peut être scannée, indexée avec des mots-clés pertinents, puis stockée dans une base de données accessible aux collaborateurs autorisés.

Les applications de la GED sont très nombreuses. On pense par exemple aux technologies LAD RAD.

En anglais, la Gestion Électronique des Documents est communément appelée Electronic Document Management (EDM). Ce terme est largement utilisé dans les publications internationales et les solutions logicielles dédiées à la gestion documentaire.

La mise en place d’une GED efficace repose sur 4 étapes fondamentales :

1 – Collecte des documents : 

Cette phase implique la numérisation des documents papier et l’importation des fichiers électroniques existants. L’utilisation de scanners et de logiciels de capture permet de convertir les documents physiques en formats numériques.

2 – Organisation et indexation : 

Les documents numérisés sont classés et indexés à l’aide de métadonnées (mots-clés, dates, catégories) pour faciliter leur recherche ultérieure.

3 – Stockage sécurisé : 

Les documents sont stockés dans des bases de données ou des serveurs sécurisés, avec des systèmes de sauvegarde pour prévenir la perte de données.

4 – Diffusion et consultation : 

Les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents selon leurs droits, les partager et les modifier si nécessaire (tout en assurant une traçabilité des actions effectuées).

Mettre en place une Gestion Électronique des Documents offre de (très) nombreux avantages pour les entreprises. Tâchons de les résumer :

• Réduction des coûts : la dématérialisation des documents permet de diminuer les dépenses liées au papier, à l’impression (imprimantes, cartouches d’encre, etc.) et au stockage physique.

• Meilleur accès à l’information : les documents numérisés sont accessibles facilement, en tapant quelques mots-clés (c’est bien plus simple que de faire le tri dans des armoires remplies de classeurs !).

• Gain de temps : la recherche de documents est beaucoup plus rapide grâce à l’indexation et aux outils de recherche avancée.

• Plus de productivité : les processus documentaires sont automatisés, ce qui réduit les tâches manuelles (et donc les risques d’erreurs).

• Optimisation de l’espace de travail : la réduction du volume de papier libère de l’espace physique au sein de l’entreprise.

• Sécurisation des données : les systèmes de GED offrent des fonctionnalités de sauvegarde et de contrôle d’accès, garantissant une certaine confidentialité et intégrité des documents qu’elle abrite.

• Conformité réglementaire : la GED aide les entreprises à se conformer aux obligations légales en matière d’archivage et de conservation des documents (nous revenons sur ce sujet un tout petit plus bas dans cet article).

C’est unanime : la Gestion Électronique des Documents ne présente que des avantages. Cela dit, il y a quelques contraintes à avoir à l’esprit. Déjà, sachez que la mise en place d’une GED nécessite un certain investissement financier en logiciels et matériel (surtout si l’entreprise en est encore au stade 100 % papier). 

Il faut également prévoir une petite montée en compétences, voire de la formation, pour le personnel. À ce propos, il peut arriver que certains salariés soient réticents à adopter de nouveaux outils et processus numériques. C’est une étape inévitable propre à tout projet de digitalisation : la conduite du changement.

Autre point d’attention : bien que les outils de GED offrent des mesures de protection, les risques de cyberattaques existent et nécessitent une vigilance constante.

La mise en place d’une Gestion Électronique des Documents n’est pas légalement obligatoire pour toutes les entreprises en France. Cependant, certaines réglementations imposent des exigences spécifiques en matière de conservation et de gestion des documents. Elles rendent l’utilisation de la GED fortement recommandée, voire indispensable, pour assurer la conformité.

Bon à savoir : pour que les documents électroniques aient une valeur probante équivalente à celle des documents papier, ils doivent être établis et conservés dans des conditions garantissant leur intégrité et leur authenticité.

Bien que l’article 1316-1 du Code civil (qui reconnaissait la valeur probante des écrits électroniques) ait été abrogé en 2016, les principes qu’il énonçait ont été intégrés dans d’autres dispositions légales. Ainsi, la fiabilité d’un document électronique dépend de la capacité à identifier son auteur et à garantir son intégrité.

Pour assurer la valeur probante des documents archivés électroniquement, il est donc recommandé de se conformer à des normes spécifiques, telles que la norme NF Z42-013 (ISO 14641-1), qui définit les exigences pour la conception et l’exploitation de systèmes d’archivage électronique.

Par ailleurs, rappelons que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des obligations strictes en matière de traitement, de conservation et de sécurité des données personnelles. 

Enfin, prenons l’exemple de la facturation électronique, qui est devenue obligatoire pour les transactions avec le secteur public depuis 2020. Elle le sera progressivement pour les transactions entre entreprises (B2B) dans les années à venir. De manière générale, la loi évolue de plus en plus dans le sens de la dématérialisation. C’est le sens de l’histoire semble-t-il. 

Quoi qu’il en soit, la Gestion Électronique des Documents est un levier puissant pour les entreprises souhaitant optimiser la gestion de leurs données (Données Clients ou autres d’ailleurs). Alors pourquoi s’en priver ?