BO : le rôle du Business Owner en Project Management

BO est l’acronyme de Business Owner. En project management (gestion de projet), le BO est souvent le client, c’est-à-dire le prescripteur du projet. Le Business Owner est représenté par un groupe de parties prenantes ayant la responsabilité commerciale et technique concernant la gouvernance et le ROI (Return On Investment) du projet.

En tant que donneurs d’ordre et principaux responsables du projet, les Business Owners prennent les décisions qui incombent à chaque étape du projet. Ils travaillent étroitement avec les équipes opérationnelles, la Maîtrise d’Œuvre (AMOE/MOE) et l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMOA).

Business Owner peut se traduire en français par “propriétaire du business”. Littéralement, c’est le détenteur du projet, voire de l’entreprise. Cette traduction est assez maladroite. C’est pourquoi on lui préférera l’expression anglophone de Business Owner (comme de nombreux autres acronymes en project management).

Plus globalement, le terme Business Owner est souvent confondu (à tort ou à raison, en fonction de la taille des projets et des organisations) avec les expressions suivantes : Project Owner, Product Owner, Project Contractor, Contracting Authority, Maître d’Ouvrage, ou encore Maîtrise d’Ouvrage.

Le Business Owner a la propriété d’un projet qui vise à créer une solution (un produit, une fonctionnalité et/ou un service). Son rôle est de définir les objectifs métiers que l’équipe projet doit atteindre lors du développement de la solution. Pour cela, il est en lien direct avec la partie technique (la MOE) et la partie métier (vision opérationnelle) du projet.

Notez que les Business Owners peuvent faire partie d’un Project Management Office (s’il y en a un). Ce dernier désigne le service de l’entreprise qui gère tous les processus relatifs à la gestion de projet. Comme bien souvent dans le project management moderne, les chargés de projet sont passés maîtres dans l’utilisation des méthodes Agiles (comme SCRUM dans le cas des projets de développement informatique).

En plus des méthodes Agiles, les Business Owners utilisent de nombreux outils du project management pour valider que le projet soit bel et bien sur les rails. Roadmap produit, user stories et autres product backlog n’ont plus de secret pour ces experts de la gestion de projet.

Le scope d’intervention des Business Owners dépend surtout de la nature et de la taille du projet en question. Par exemple, si le projet consiste à développer une nouvelle fonctionnalité pour un logiciel en SaaS, les Business Owners peuvent occuper un rôle de Chefs de projet digitaux.

Il est toutefois possible de dégager des grandes constantes dans les missions des Business Owners. Les voici :

• Cadrer des projets. Le Business Owner est responsable de définir clairement le périmètre et les objectifs du projet, en s’assurant que chaque aspect est aligné avec les besoins et les objectifs commerciaux de l’entreprise.
• Gérer les lancements avec l’équipe projet. Le BO supervise le démarrage du projet, coordonnant les efforts de l’équipe projet pour garantir une mise en œuvre réussie et dans les délais établis.
• Recueillir les besoins fonctionnels. Cette tâche implique de comprendre et de documenter les exigences des utilisateurs ou des clients, essentielles pour orienter le développement du projet.
• Rédiger des cahiers des charges: Le Business Owner élabore des documents détaillés spécifiant les exigences techniques et fonctionnelles, qui serviront de guide pour l’équipe de projet.
• Choisir les outils à utiliser pour chaque projet. Le BO sélectionne les outils et technologies appropriés qui seront utilisés dans le projet, en veillant à ce qu’ils soient adaptés aux besoins et aux objectifs du projet.
• Coordonner les équipes projet. Le Business Owner joue un rôle clé dans la facilitation de la communication et de la collaboration entre les différents membres et départements impliqués dans le projet.
• Gérer les phases critiques de test et de recettage. Le Business Owner supervise les phases de test pour s’assurer que le produit ou le service répond aux critères de qualité et aux exigences définies dans le cahier des charges.
• Veiller à la bonne exécution des projets. Cette mission implique un suivi continu des progrès du projet, l’identification et la résolution des problèmes, et la garantie que le projet atteint ses objectifs dans le respect des délais et du budget.

Pour gérer efficacement les missions qui lui sont confiées, le Business Owner doit avoir une excellente maîtrise du marché et du secteur d’activité sur lesquels il intervient : enjeux, tendances, concurrence, etc. Un bon Business Owner est un BO qui a la capacité d’adopter une vision la plus complète et exhaustive possible. Car cela l’aide à prévoir les difficultés à venir et à avoir la souplesse nécessaire pour faire pivoter le projet dans les temps.

Listons les soft skills (compétences comportementales) nécessaires pour être Business Owner :

• Organisé. Un bon Business Owner doit être capable de prendre des décisions éclairées, d’arbitrer entre différentes options, et de respecter les délais établis, tout en gérant efficacement les multiples facettes du projet.
• Prévoyant. Cette compétence implique l’anticipation des problèmes potentiels et la capacité à identifier de nouveaux besoins sur le marché, permettant ainsi d’adapter le projet en conséquence pour répondre aux évolutions.
• Analytique. Posséder un esprit analytique est crucial pour un Business Owner. Cela signifie être capable de décomposer des situations complexes, d’interpréter des données variées comme les retours utilisateurs et les métriques de performance, et d’utiliser ces informations pour formuler des stratégies et des décisions qui guideront le projet vers le succès.
• Leader. Le Business Owner doit savoir diriger et encadrer des équipes pluridisciplinaires, tout en faisant le lien entre les aspects techniques (MOE) et les besoins métiers (MOA), assurant ainsi une gestion harmonieuse et efficace du projet.

Un Business Owner n’est pas nécessairement un Business Manager (ou Business Development Manager). Bien que le Business Manager (BM) partage avec le BO le mot “business”, l’expression renvoie à un rôle vraiment différent. Le BM a une mission bien plus axée sur la dimension commerciale. Son rôle consiste à identifier et à exploiter des opportunités commerciales et des besoins potentiels, pas seulement dans une optique de project management.

En un mot : oui ! La différence entre Business Owner et Project Owner est (très) subtile dans les faits. Contrairement au rôle de Project Owner, qui est incarné par une seule personne, le Business Owner est plutôt occupé par un groupe d’individus. Ainsi, les Business Owners ont une vision encore plus large que le Project Owner, car ils sont plusieurs et gèrent de nombreux projets en parallèle.

En somme, le Business Owner a une vision d’ensemble du projet et de son degré d’avancement. C’est en quelque sorte la tour de contrôle dans un aéroport. Sa participation active est donc une condition fondamentale du succès de tout projet.